簽約儀式通常指訂立合同、協(xié)議的各方在合同、協(xié)議正式簽署時(shí)所正式舉行的儀式。雖然時(shí)間不長(zhǎng)，卻是活動(dòng)中最重要的一環(huán)，其成功與否直接關(guān)系到企業(yè)的形象。要想在簽約儀式上不出差錯(cuò)，前期需要做大量的準(zhǔn)備工作。

一、確定參加簽字儀式的人員；

1、簽字人：簽字人是代表一個(gè)政府或企業(yè)進(jìn)行簽字的人員，所以，簽字人的選擇十分關(guān)鍵。如果是璨佳項(xiàng)目，則由國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人簽字，如果是地區(qū)、部門(mén)之間的協(xié)議，則一般由企業(yè)法人代表簽字。注意：不管是哪一級(jí)，雙方簽字人的身份應(yīng)該大致對(duì)等。

2、助簽人：助簽人主要負(fù)責(zé)洽談?dòng)嘘P(guān)簽字儀式的細(xì)節(jié)并在簽字儀式上幫助翻閱與傳遞文本、指名簽字處。一般雙方的助簽人由締約雙方共同商定。

3、出席簽字儀式的人員基本上是參加會(huì)談或談判的全體人員。如一方要求讓某些未參加會(huì)談或談判的人員出席簽字儀式，應(yīng)事先取得對(duì)方的同意，另一方應(yīng)予以認(rèn)可。雙方與會(huì)人員數(shù)量璨佳大體相等。不少國(guó)家與企業(yè)為了表示對(duì)簽字儀式的重視，往往由更高級(jí)別或更多的領(lǐng)導(dǎo)人出席簽字儀式。

二、簽字前的籌備工作；

1、簽字文本的準(zhǔn)備：在籌備簽約儀式前，首先應(yīng)該準(zhǔn)備好簽字文本。負(fù)責(zé)為簽字儀式提供待簽合同文本的主方，應(yīng)會(huì)同有關(guān)各方一道指定專人，共同負(fù)責(zé)合同的定稿、校對(duì)、印刷、裝訂、蓋火漆印工作。通常應(yīng)為在合同上正式簽字的有關(guān)各方均提供一份待簽的合同文本。必要時(shí)，還可再向各方提供一份副本。

簽署涉外商務(wù)合同時(shí)，合同文本應(yīng)該比照國(guó)際慣例，同時(shí)使用有關(guān)各方法定的官方語(yǔ)言，或使用國(guó)際上通行的英文、法文。此外，也可同時(shí)并用有關(guān)各方法定的官方語(yǔ)言與英文或法文。

注意：待簽的合同文本應(yīng)以精美的白紙印制而成，按大八開(kāi)的規(guī)格裝訂成冊(cè)，并以璨佳質(zhì)料，如真皮、金屬、軟木等作為其封面。

2、簽字物品：璨佳文化傳播公司提醒大家，要提前準(zhǔn)備好簽字用的文具、國(guó)旗等物品。

3、服飾準(zhǔn)備：在簽約儀式前一定要規(guī)范好簽約人員的服飾。按照禮儀規(guī)范，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽字儀式時(shí)，應(yīng)當(dāng)穿著具有禮服性質(zhì)的深色西裝套裝、西裝套裙，并配以白色襯衫與深色皮鞋，男士還必須系上單色領(lǐng)帶。在簽字儀式上露面的禮儀、接待人員，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一類(lèi)的禮儀性服裝。

4、簽字廳的布置：由于簽字儀式分類(lèi)不同，各地乃至各國(guó)的風(fēng)俗習(xí)慣不同，因而簽字儀式的安排和簽字廳的布置也不盡相同。簽約儀式大廳有常設(shè)專用的，也有臨時(shí)以會(huì)議廳、會(huì)客室來(lái)代替的，但一般要選擇較有影響的、結(jié)構(gòu)莊嚴(yán)的、寬敞明亮的、適宜于簽字的大廳。

布置的總原則是要莊重、整潔、清靜。室內(nèi)鋪滿地毯，除了必要的簽字用的桌椅外，其他的一切陳設(shè)都不需要。正規(guī)的簽字桌應(yīng)為長(zhǎng)桌，上面鋪設(shè)深綠色的臺(tái)布。

在力所能及的范圍內(nèi)，簽字儀式一定要鄭重其事，認(rèn)真嚴(yán)肅。在簽約儀式大廳最引人注目的莫過(guò)于舉行簽約儀式時(shí)座次的排列方式問(wèn)題。一般舉行簽字儀式時(shí)，有三種座次排列方式： 

并列式排座是舉行雙邊簽約儀式時(shí)最常見(jiàn)的形式。它的基本做法是：簽字桌在室內(nèi)面門(mén)橫放。雙方出席儀式的全體人員在簽字桌之后并排排列，雙方簽字人員居中面門(mén)而坐，客方居右，主方居左。

相對(duì)式簽約儀式的排座，與并列式簽約儀式的排座基本相同，只是相對(duì)式排座將雙邊參加簽字儀式的隨員席移至簽字人的對(duì)面。

主席式排座，主要適用于多邊簽字儀式。其操作特點(diǎn)是兩張簽字桌仍須在室內(nèi)橫放，簽字席仍須設(shè)在桌后面對(duì)正門(mén)，但只設(shè)一個(gè)，并且不固定其就座者。舉行儀式時(shí)，所有各方人員，包括簽字人在內(nèi)，皆應(yīng)背對(duì)正門(mén)、面向簽字席就座。簽字時(shí)，各方簽字人應(yīng)以規(guī)定的先后順序依次走上簽字席就座簽字，然后即應(yīng)退回原處就座。

5、簽字桌：我國(guó)舉行的簽約儀式，通常是在簽字廳內(nèi)設(shè)置長(zhǎng)方桌作為簽字桌。桌面上覆蓋深綠色的臺(tái)呢。臺(tái)呢色彩的選擇，要考慮對(duì)對(duì)方的習(xí)慣與忌諱。桌牌要包括領(lǐng)導(dǎo)姓名等信息。桌后放兩把椅子，面對(duì)正門(mén)主左右客作為雙方簽字人的座位。

座前桌上擺放各方保存的文本，文本前方分別放置簽字用的用具，中間擺放一個(gè)旗架，懸掛簽字雙方的旗幟，主方國(guó)與客方國(guó)旗幟懸掛的方位是面對(duì)正門(mén)客右主左，即各方的國(guó)旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。另外，還要與對(duì)方商定助簽人員的安排，以及安排雙方助簽人員洽談?dòng)嘘P(guān)細(xì)節(jié)。

按照禮儀規(guī)范，簽字桌應(yīng)橫放于室內(nèi)。簽字人在就座時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)面對(duì)正門(mén)。在其后，可以擺放適量的坐椅。在簽字桌上，按照慣例應(yīng)當(dāng)事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時(shí)所用的文具。與外商簽署涉外商務(wù)合同時(shí)，還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國(guó)旗。插放國(guó)旗時(shí)，其位置與順序必須按照禮賓序列而行。例如，簽署雙邊性涉外商務(wù)合同時(shí)，有關(guān)各方的國(guó)旗須插放在該方簽字人坐椅的正前方。

簽字時(shí)，各方代表的座次是由主方預(yù)先安排好的。主辦方在簽字桌左側(cè)，客方在右，當(dāng)一排人滿后，要遵循自左向右，前高后低的原則。在簽署多邊性合同時(shí)，通常情況下只設(shè)一個(gè)簽字椅。各方簽字人在簽字時(shí)，依照各方事先商議的先后順序，依次上前簽字即可。

除了上述五點(diǎn)之外，西安活動(dòng)策劃公司提醒以下幾個(gè)細(xì)節(jié)也是簽約儀式籌備前需要注意的：

1、提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確定雙方簽字人，安排簽約儀式時(shí)間，至少在活動(dòng)開(kāi)始前一周發(fā)出邀請(qǐng)函。在確定簽約儀式的時(shí)間時(shí)，要避開(kāi)周末和節(jié)假日，以方便參會(huì)人員出席。

2、簽約場(chǎng)地一般選擇在會(huì)議室、酒店、洽談室等，盡量選擇交通便利的活動(dòng)場(chǎng)所，要征得簽約雙方企業(yè)的同意。

3、簽到墻、背景板要包含簽約儀式信息、雙方企業(yè)單位，主視覺(jué)設(shè)計(jì)要風(fēng)格一致，貼合簽約儀式的主題。

4、簽約合同一般由簽約儀式的主辦方準(zhǔn)備。在決定正式簽署合同時(shí)，就應(yīng)當(dāng)擬定合同的最終文本，它應(yīng)當(dāng)是正式的、不再進(jìn)行任何更改的標(biāo)準(zhǔn)文本。

5、確定主持人和領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言人的講話稿。

6、物料準(zhǔn)備充足，簽字筆、酒杯、水果、音響設(shè)備、胸花、茶葉和水、手提袋、會(huì)議資料等，在簽約儀式開(kāi)始前檢查，至少兩人確認(rèn)。

7、做好現(xiàn)場(chǎng)工作人員分工，現(xiàn)場(chǎng)的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)做好分工，維持現(xiàn)場(chǎng)秩序，提高工作效率，

8、提前聯(lián)系禮儀公司。

9、預(yù)約相關(guān)媒體到場(chǎng)。

10、安排好接待車(chē)輛。

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